Teamleader koppelen aan KobiVoice
Hoe de koppeling werkt, wat je nodig hebt, hoe je hem legt, test en weer verbreekt, en wat je doet als er iets misgaat.
Overzicht
KobiVoice zoekt bij elk inkomend en uitgaand gesprek het telefoonnummer op in Teamleader Focus. Herkent Teamleader het nummer, dan verschijnt het klantdossier in de app en in de werkplek: bedrijf, contactpersoon, openstaande deals en facturen, taken, de opmerking bij het contact en de eerstvolgende afspraak.
De koppeling geldt voor je hele bedrijf. Eén beheerder legt hem, en alle medewerkers zien vanaf dat moment de klantgegevens bij hun gesprekken. Medewerkers stellen zelf niets in.
Wat je vooraf nodig hebt
- Een KobiVoice-account met de rol eigenaar of beheerder. Een medewerker ziet de koppeling wel staan, maar krijgt geen knop.
- Een Teamleader Focus-account dat toestemming mag geven aan externe toepassingen.
- Een browser waarin pop-ups voor kobivoice.nl zijn toegestaan; het toestemmingsvenster van Teamleader opent in een apart venster.
- Telefoonnummers die in Teamleader bij je contacten staan. Een nummer dat er niet in staat, kan ook niet worden herkend.
Je hebt geen API-sleutel nodig en hoeft niets bij Teamleader aan te vragen. De koppeling gebruikt onze eigen OAuth-app.
Installatie: Teamleader koppelen
Log in op de werkplek
Ga naar kobivoice.nl/werkplek en log in met je KobiVoice-account.
Open CRM-integraties
Klik in het menu links op CRM-integraties. Je ziet alle koppelingen met hun stand.
Klik op Verbinden bij Teamleader
Er opent een venster van Teamleader. Sta pop-ups toe als je browser daarom vraagt.
Log in bij Teamleader en geef toestemming
Je logt in op de pagina van Teamleader zelf en ziet welke gegevens KobiVoice mag inzien. Klik op toestaan.
Klaar
Het venster sluit zichzelf en de kaart springt op Verbonden. Vanaf het volgende gesprek zien je medewerkers de klantgegevens.
Hoe de aanmelding werkt
Via OAuth 2.0, de standaard van Teamleader zelf. Je logt in bij Teamleader en geeft KobiVoice toestemming. Wij krijgen daarna een sleutel waarmee we namens jouw bedrijf gegevens mogen ophalen - en een tweede sleutel om die eerste te vernieuwen als hij verloopt.
Dat vernieuwen gebeurt automatisch. Je hoeft niet opnieuw te koppelen, tenzij je de toestemming zelf intrekt.
Je Teamleader-wachtwoord komt nooit bij ons. Je typt het in op de pagina van Teamleader; wij zien alleen de toestemming die daaruit volgt.
De sleutels worden versleuteld opgeslagen op onze servers en staan nooit in de app op je telefoon.
De verbinding testen
Na het koppelen kun je zelf nakijken of alles antwoordt, zonder iemand te hoeven bellen.
Open de Teamleader-kaart
Werkplek → CRM-integraties → klik op de kaart van Teamleader.
Klik op Controleren
De werkplek loopt de onderdelen langs: aanmelding, contact opzoeken, contactgegevens, deals, facturen, taken, opmerking en afspraken.
Lees de uitslag
Per onderdeel staat er of het antwoordde. Staat alles groen, dan is de koppeling in orde.
Bel jezelf als laatste controle
Bel vanaf een nummer dat in Teamleader staat naar je eigen KobiVoice-nummer. De klantkaart hoort te verschijnen voordat je opneemt.
Blijft een onderdeel rood, stuur ons dan de uitslag. Daarin staat welk onderdeel het is en wat Teamleader terugmeldde - daarmee is het meestal in één keer te plaatsen.
Ontkoppelen
Open de koppeling
Werkplek → CRM-integraties → klik op de Teamleader-kaart.
Klik op Ontkoppelen
Bevestig de vraag. De sleutels worden direct verwijderd, samen met de tijdelijke opslag en de koppeltabel.
Controleer bij Teamleader
Wil je zeker weten dat de toestemming weg is, kijk dan ook in Teamleader onder de gekoppelde toepassingen.
Na ontkoppelen zien medewerkers geen klantgegevens meer bij hun gesprekken. Bellen, wachtrijen en voicemail blijven gewoon werken.
Als er iets niet werkt
Het venster opent niet als ik op Verbinden klik
Je browser blokkeert het pop-upvenster. Sta pop-ups toe voor kobivoice.nl en probeer het opnieuw.
Ik zie geen knop Verbinden, alleen 'Alleen beheerder'
Je account heeft de rol medewerker. Vraag de eigenaar of een beheerder om te koppelen.
De kaart blijft op 'Niet gekoppeld' staan nadat ik heb toegestaan
Meestal is het toestemmingsvenster afgebroken voordat het klaar was. Probeer het opnieuw en wacht tot het venster zichzelf sluit.
Blijft het misgaan, klik dan op de kaart en daarna op Controleren - daar staat per onderdeel wat er wel en niet antwoordt.
Bij een beller zie ik geen klantgegevens
Waarschijnlijk staat dat nummer niet in Teamleader, of in een andere schrijfwijze. Wij vergelijken de laatste negen cijfers, dus +31 6 en 06 zijn geen probleem - een doorkiesnummer dat alleen bij de receptie staat wel.
Je kunt de beller vanaf de klantkaart direct als contact toevoegen.
De klantkaart zegt dat gegevens niet geladen konden worden
Teamleader was op dat moment niet bereikbaar of het verzoek duurde te lang. Het gesprek gaat gewoon door. Gebeurt het vaker, klik dan in de werkplek op Controleren en stuur ons de uitkomst.
Ik heb bij Teamleader de toestemming ingetrokken
Ontkoppel dan ook in de werkplek en koppel opnieuw. Zolang dat niet gebeurt, blijft KobiVoice het proberen en zie je geen klantgegevens.
Een collega ziet de gegevens niet, ik wel
De koppeling geldt voor de hele organisatie, dus dit ligt niet aan de koppeling. Controleer of die collega is ingelogd met een account van jouw bedrijf en of de app is bijgewerkt.
Bekende beperkingen
Eerlijker om ze hier te noemen dan ze te laten ontdekken.
- Geen tickets. Teamleader Focus heeft geen ticketsysteem. Er is niets om op te halen.
- Geen belgeschiedenis uit Teamleader. De gesprekken in de klantkaart komen uit KobiVoice zelf.
- De opmerking, niet een notitielijst. Wat je bij een contact leest is het opmerkingenveld van dat contact. Een notitie die je toevoegt wordt wél als echte notitie in Teamleader gezet.
- Eén CRM tegelijk. Een tweede koppeling naast Teamleader kan niet.
- Nummerherkenning op de laatste negen cijfers. Schrijfwijzen maken dus niet uit, maar een nummer dat niet bij het contact staat wordt niet gevonden.
- Teamleader Orbit wordt nog niet ondersteund. Alleen Focus.
- Antwoorden blijven een minuut geldig. Wijzig je iets in Teamleader tijdens een gesprek, dan kan de kaart die minuut nog de vorige stand tonen.
Veelgestelde vragen
Kan iedere medewerker de koppeling leggen?
Nee. Alleen een eigenaar of beheerder. Medewerkers zien de koppeling wel staan, maar krijgen geen knop.
Zien mijn medewerkers de Teamleader-sleutels?
Nee. De sleutels staan versleuteld op onze servers en komen nooit in de app op een telefoon. Medewerkers zien alleen de klantgegevens.
Wat gebeurt er als Teamleader er even uit ligt?
Het gesprek gaat gewoon door. De klantkaart meldt dan dat de gegevens even niet geladen konden worden. Bellen, wachtrijen en voicemail staan volledig los van de koppeling.
Hoe vaak wordt er opgehaald?
Bij elk gesprek, op dat moment. Een antwoord blijft daarna een minuut geldig, zodat een scherm dat zichzelf opnieuw opbouwt Teamleader niet steeds opnieuw bevraagt.
Verloopt de koppeling?
Nee. De toegangssleutel wordt automatisch vernieuwd. Je hoeft niet opnieuw te koppelen, tenzij je de toestemming zelf intrekt.
Worden gespreksopnames naar Teamleader gestuurd?
Nee. Opnames blijven bij KobiVoice. Naar Teamleader gaat hooguit een gespreksregistratie met richting, duur en je eigen notitie - en alleen als je dat aanzet.
Kan een ander bedrijf bij mijn Teamleader-gegevens?
Nee. Welke koppeling wordt gebruikt volgt uit het account dat de aanvraag doet, niet uit iets dat de app meestuurt. Er is geen veld waarmee een toestel een andere organisatie zou kunnen aanwijzen.
Kom je er niet uit?
We kennen deze koppeling en kunnen meekijken. Vermeld erbij wat er misging en wat de knop Controleren in de werkplek meldde.
Wijzigingen
Teamleader Focus beschikbaar
Eerste volledige koppeling: contact opzoeken op nummer, deals, facturen, taken, de opmerking bij het contact, de eerstvolgende afspraak, contact aanmaken en bijwerken, en gesprek vastleggen. Getest tegen een echt Teamleader-account.