Laat de beller zelf kiezen waar hij heen wil
Alles komt binnen op hetzelfde nummer: de klant met een storing, iemand met een vraag over een factuur, en de leverancier die je even wil spreken. Eén iemand neemt op, luistert en verbindt door - de hele dag. Met een keuzemenu doet de beller dat zelf, in een paar seconden.
Onze eigen nummerreeksen worden op dit moment aangevraagd. Je kunt je aanvraag wel alvast doorgeven - we nemen persoonlijk contact op zodra je nummer klaarstaat, en richten je keuzemenu dan samen met je in. Er wordt nu niets afgeschreven.
Een korte begroeting en een paar toetsen
De beller hoort je bedrijfsnaam en twee of drie keuzes, drukt een cijfer, en komt direct uit bij wie hem kan helpen. Niemand hoefde door te verbinden.
Je eigen begroetingstekst
Spreek de tekst zelf in, of typ hem en laat er een stem van maken. Kort werkt het best: bedrijfsnaam, de keuzes, klaar. Hoe langer de tekst, hoe meer mensen maar wat indrukken.
Elke keuze heeft een bestemming
Een toets kan uitkomen bij één collega, bij een belgroep waarbij meerdere toestellen tegelijk overgaan, bij een wachtrij, bij de voicemail, of bij een extern nummer - bijvoorbeeld je eigen mobiel.
Niets kiezen mag ook
Drukt iemand niets, of een cijfer dat niet bestaat, dan valt het gesprek terug op een vaste bestemming. Niemand belandt in het niets.
Na sluitingstijd iets anders
Koppel het menu aan je openingstijden, dan hoort de avondbeller een andere tekst en komt hij bij de voicemail uit.
Per nummer een eigen menu
Heb je meer dan één nummer, dan krijgt elk nummer zijn eigen menu. Handig als je servicelijn los moet staan van je verkooplijn.
Soms werkt een keuzemenu averechts
Een menu is geen verbetering op zichzelf. Bij een klein bedrijf zet het de beller er soms juist verder vanaf. Dit is het eerlijke onderscheid.
Liever niet
- Je bent met z'n tweeën en jullie doen allebei alles. Laat de telefoon dan gewoon bij allebei overgaan.
- Vijf of zes keuzes. De eerste is vergeten voordat de laatste is voorgelezen.
- Een keuze waar niemand zit. "Druk 2 voor de administratie" levert wachtmuziek op als die er één ochtend per week is.
- Iedereen belt om hetzelfde. Willen negen van de tien bellers een afspraak, dan is een menu een drempel voor niets.
- Een menu in een menu. Bij een klein bedrijf kan het bijna altijd simpeler.
Wel doen Dit levert het op
- Je hebt echt gescheiden stromen: verkoop naast service, of Nederlands naast Duits.
- Er zit verschil in urgentie. Een storing hoort ergens anders te landen dan een factuurvraag.
- Je verbindt nu de halve dag gesprekken door die niet voor jou bedoeld waren.
- Na sluitingstijd wil je iets anders zeggen dan overdag.
- Twee of drie keuzes zijn genoeg om het merendeel goed te sturen.
Stel: een installatiebedrijf met vier mensen
Twee monteurs onderweg, één collega op kantoor, en de eigenaar. Alles komt binnen op het kantoornummer: de helft storingsmeldingen van bestaande klanten, de helft nieuwe aanvragen. Wie net een offerte zit door te nemen, krijgt daar een spoedmelding doorheen.
Met een keuzemenu zouden bellers twee keuzes horen: 1 voor een storing, 2 voor een nieuwe aanvraag. Storingen gaan naar een wachtrij waar de eigenaar en de kantoorcollega samen op staan. Nieuwe aanvragen laten alleen het kantoortoestel overgaan. Na half zes hoort iedereen dat het bedrijf gesloten is en dat een spoedstoring op de voicemail mag.
Er zou daarmee niemand minder bellen dan eerst. Wat wel scheelt: de kantoorcollega verbindt niet meer de hele dag door, en een spoedmelding wacht niet langer achter een offertegesprek.
Wat een keuzemenu kost
Voor het menu zelf staat geen apart bedrag op je factuur - het hoort bij je centrale. Wat je wel terugziet, is het verkeer eromheen.
Verkeer rond je menu
Je abonnement
Alle bedragen exclusief btw. Bij Start zitten er geen belminuten in je abonnement; in Team zijn de 1.000 uitgaande minuten te delen met je collega's. Wachtrijen - waar een keuze vaak in uitkomt - horen bij Team. Maandelijks opzegbaar, geen minimum afname, vanaf 1 gebruiker, en 10% korting bij jaarbetaling. Het volledige overzicht staat op de tarievenpagina.