Privacyverklaring

1Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

KobiVoice is een handelsnaam van KobiTech B.V. KobiTech B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke: het bedrijf dat bepaalt waarom en hoe jouw gegevens verwerkt worden, en dat daarop aanspreekbaar is.

Veeg opzij om de hele tabel te zien.

KobiTech B.V. staat bij de Autoriteit Consument en Markt (ACM) geregistreerd als aanbieder van openbare elektronische communicatiediensten. Daardoor gelden voor ons niet alleen de privacyregels uit de AVG, maar ook de extra regels uit de Telecommunicatiewet. Wat die extra regels betekenen, lees je in artikel 8.

Functionaris gegevensbescherming. Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen, verzoeken over je gegevens en klachten lopen via support@kobivoice.nl, of telefonisch via 076 205 7009 op werkdagen tussen 09:00 en 17:30. Wordt een functionaris gegevensbescherming voor ons verplicht, dan stellen wij er een aan en zetten wij zijn of haar contactgegevens hier neer.

2Wanneer geldt deze verklaring, en onze twee rollen

Deze verklaring gaat over:

• de telefoniedienst KobiVoice, inclusief de iOS-app, het desktopprogramma, de webtelefoon, het beheerpaneel en vaste toestellen die je bij ons aansluit;
• de website kobivoice.nl;
• het contact dat je met ons hebt over de dienst, per e-mail, telefoon, chat of WhatsApp.

Bij een telefoniedienst hebben wij twee verschillende rollen. Dat onderscheid is niet formaliteit, het bepaalt wie waarvoor aan de lat staat.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij nodig hebben om de dienst te leveren en om ons aan de wet te houden: je account- en bedrijfsgegevens, je facturen en betalingen, de verkeersgegevens van je gesprekken, en de logbestanden van ons platform.

Wij zijn verwerker voor de gegevens die jij zelf in het systeem zet of laat ontstaan en waarvan jij het doel bepaalt: gespreksopnamen die jij aanzet, voicemailberichten die jouw bellers inspreken, en de contact- en klantgegevens die jij in je eigen telefooncentrale-instellingen zet. Jij bent daar de verwerkingsverantwoordelijke, wij verwerken die gegevens in jouw opdracht. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.

De verwerkersovereenkomst vind je hier: kobivoice.nl/voorwaarden/verwerkersovereenkomst/. Heb je hem niet ontvangen, vraag hem dan op via support@kobivoice.nl. Je hebt er recht op.

3Welke gegevens wij verwerken

3.1Contact- en bedrijfsgegevens

Bij een aanvraag of bestelling en tijdens de looptijd van je abonnement verwerken wij:

• je naam en de naam van je bedrijf;
• je KvK-nummer en, zodra we factureren, je btw-nummer;
• je vestigings- en factuuradres;
• het uittreksel van de Kamer van Koophandel dat wij bij je aanvraag opvragen. Daarmee controleren wij of je onderneming bestaat en, als je een regionummer kiest, of je in die regio gevestigd bent. Dat laatste schrijft het nummerplan voor. Zo'n uittreksel bevat ook persoonsgegevens van bestuurders; wij gebruiken het alleen voor die controle en bewaren het zolang je klant bent en daarna twee jaar;
• je e-mailadres en telefoonnummer;
• het pakket dat je kiest, het aantal gebruikers en eventuele opmerkingen die je zelf in het formulier zet;
• de namen en e-mailadressen van de gebruikers die jij aanmaakt, met hun toestelnummer (extensie).

3.2Account- en instellingsgegevens

• je inlognaam, een versleutelde versie van je wachtwoord (een zogeheten hash, waaruit het wachtwoord zelf niet terug te rekenen is), en de sessies waarmee je ingelogd bent;
• de eenmalige activatiecode waarmee je een toestel of app aan je account koppelt;
• je telefoonnummers, doorschakelingen, wachtrijen, keuzemenu's, belgroepen, openingstijden en gespreksnotities;
• de instellingen van je toestellen en apps.

3.3Betaal- en administratieve gegevens

• je bestellingen, facturen, abonnementsvorm en betaalmomenten;
• de gespreksregels die op je factuur komen: wanneer je belde, naar welke bestemming, hoeveel seconden en welk bedrag daarbij hoort;
• de bestedingslimiet die op je account staat en het verbruik dat wij daartegen afzetten;
• de verwijzingen die wij van onze betaaldienstverlener terugkrijgen: het kenmerk van de betaling en het kenmerk van de SEPA-machtiging die je ons hebt gegeven.

Je volledige betaalgegevens verwerkt de betaaldienstverlener, niet wij. Wij bewaren geen volledige kaartgegevens. Wel kunnen wij via de betaaldienstverlener de naam en het rekeningnummer van de betaler te zien krijgen bij een iDEAL-betaling, en zien wij bij een overboeking de naam en het rekeningnummer op ons bankafschrift. Die gebruiken we alleen voor onze administratie en om je zo nodig geld terug te kunnen storten.

3.4Verkeersgegevens

Verkeersgegevens zijn de gegevens die nodig zijn om een gesprek tot stand te brengen en af te rekenen. Niet wat er gezegd is, maar alles eromheen. Concreet:

• het nummer waarvandaan gebeld wordt en het nummer dat gebeld wordt;
• datum en tijdstip van het gesprek, en de duur in seconden;
• de richting: uitgaand, inkomend of intern;
• welk toestel, welke app of welke extensie het gesprek voerde;
• of het gesprek tot stand kwam, werd doorgeschakeld, in een wachtrij stond, werd doorverbonden of niet werd opgenomen;
• de bestemming en de tariefzone, en het bedrag dat wij voor het gesprek in rekening brengen;
• technische kenmerken van de verbinding: het IP-adres van het toestel, het kanaal en een uniek gespreks-kenmerk;
• of een gesprek geweigerd is en waarom, bijvoorbeeld omdat de bestemming dichtstond of omdat de bestedingslimiet van je account bereikt was;
• een aparte registratie van noodoproepen: dat er naar 112 of een ander noodnummer gebeld is, wanneer en vanaf welk toestel. Die registratie bestaat zodat wij achteraf kunnen aantonen dat noodoproepen altijd zijn doorgelaten, ook bij een bereikte bestedingslimiet of bij een blokkade.

Wij luisteren niet mee en wij slaan de inhoud van je gesprekken niet op. De audio loopt door ons platform om het gesprek te kunnen doorgeven, maar wordt niet bewaard - tenzij jij zelf gespreksopname of voicemail gebruikt. Zie artikel 9 en 10.

3.5Voicemailberichten

Als voicemail aanstaat, bewaren wij het ingesproken bericht als geluidsbestand, met het nummer van de inspreker, het tijdstip en de duur. Wij sturen je desgewenst een melding of een e-mail als er een bericht is. Voicemail bevat de inhoud van wat iemand tegen je zegt, en is dus gevoeliger dan gewone verkeersgegevens. Wij luisteren voicemail niet af, behalve als jij ons daar bij een storing expliciet om vraagt.

3.6Gespreksopnamen

Alleen als jij de opnamefunctie zelf aanzet. Dan bewaren wij de opname als geluidsbestand, met het bijbehorende nummer, tijdstip, duur en de gebruiker die het gesprek voerde. Lees artikel 9: bij opnamen ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en heb je zelf een informatieplicht richting de mensen die je opneemt.

3.7IP-adressen, apparaat- en verbindingsgegevens

• het IP-adres en de poort waarmee je toestel, app of browser verbinding maakt met ons platform;
• het type toestel of app, de versie daarvan en het besturingssysteem;
• registratiemomenten: wanneer een toestel zich aan- en afmeldt bij ons platform;
• technische logbestanden van ons platform en van de webservers, waarin onder meer IP-adressen, tijdstippen en foutmeldingen staan;
• als de app meldingen voor inkomende gesprekken gebruikt: een pushtoken. Dat is een adres waarmee Apple een melding naar jouw toestel kan sturen. Het bevat geen inhoud van het gesprek.

3.8Gegevens uit de app en het beheerpaneel

• je inlogsessie en de koppeling tussen app en account;
• je gespreksgeschiedenis, zoals die ook in het "Recent"-scherm staat;
• je persoonlijke instellingen: beltoon, doorschakeling, weergegeven nummer, bereikbaarheidsstatus;
• toegang tot je microfoon, om te kunnen bellen. Die audio wordt niet opgeslagen;
• foutrapporten en diagnosegegevens, als je die zelf verstuurt bij een storingsmelding;
• je telefoonboek lezen wij niet uit. De app vraagt geen toegang tot de contacten op je toestel en stuurt dus ook geen contacten naar onze servers. De namen die je in de app ziet komen uit je eigen KobiVoice-omgeving: je collega's en je gespreksgeschiedenis. Gaan wij dit ooit wel aanbieden, dan vragen wij eerst op je toestel om toestemming en passen wij deze verklaring aan.

3.9Website en contact met ons

• gegevens die je zelf invult in het bestel- of contactformulier;
• gegevens uit de chat op de website, uit e-mail, uit WhatsApp-berichten en uit telefoongesprekken met onze supportafdeling;
• bezoekgegevens van de website via cookies en vergelijkbare technieken. Zie artikel 14.

4Waarvoor wij je gegevens gebruiken, en op welke grondslag

De AVG eist dat wij voor elk doel een grondslag hebben: een geldige reden om het te mogen. Hieronder staat per doel welke dat is.

Veeg opzij om de hele tabel te zien.

Als wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij afgewogen of jouw belang niet zwaarder weegt. Ben je het met die afweging oneens, dan kun je bezwaar maken. Zie artikel 13.

5Hoe lang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren niets langer dan nodig. Voor sommige gegevens schrijft de wet een termijn voor; voor andere kiezen wij er zelf een. Hieronder de termijnen per soort gegeven.

Veeg opzij om de hele tabel te zien.

Twee dingen die je moet weten omdat ze mensen verrassen:

1. Verkeersgegevens op een factuur bewaren wij langer. Staat een gesprek gespecificeerd op je factuur, dan valt dat gegeven onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Het nummer, het tijdstip en de duur zijn dan onderdeel van onze boekhouding en verdwijnen niet eerder.
2. Verwijderen betekent niet altijd direct weg. Verwijderde gegevens kunnen nog kort in een back-up staan. Die back-ups draaien op een vaste cyclus en overschrijven zichzelf. Back-ups bewaren wij dertig dagen en daarna worden ze overschreven.

Na afloop van een termijn verwijderen wij de gegevens of maken we ze anoniem, zodat ze niet meer naar jou te herleiden zijn.

6Met wie wij je gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen ze alleen met partijen die wij nodig hebben om de dienst te leveren, en met instanties waar de wet ons toe verplicht. Met alle dienstverleners die voor ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Veeg opzij om de hele tabel te zien.

Verkoopt of fuseert KobiTech B.V. ooit een onderdeel van het bedrijf, dan kunnen klantgegevens overgaan naar de overnemende partij. Wij informeren je daar vooraf over, en je houdt al je rechten uit deze verklaring.

7Doorgifte buiten de Europese Unie

Ons platform en je gegevens staan binnen de Europese Unie. Wij beheren die servers zelf. Toch is er doorgifte buiten de EU mogelijk, omdat een aantal leveranciers een moedermaatschappij of ondersteuning buiten de EU heeft. Dat geldt in elk geval voor:

• onze telecomleverancier, die onderdeel is van een concern met vestigingen buiten de EU;
• onze hostingpartij, die een Amerikaanse moedermaatschappij heeft;
• de aanbieder van onze websitestatistieken en van de lettertypen op onze website;
• Apple, voor pushmeldingen naar de iOS-app;
• WhatsApp, als jij dat kanaal gebruikt.

Voor die doorgifte gebruiken wij een van de wettelijke waarborgen die de AVG voorschrijft:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor partijen die daaronder gecertificeerd zijn; of
• de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met technische en organisatorische maatregelen.

Wil je weten welke waarborg voor een specifieke leverancier geldt, of wil je een kopie van de afspraken, vraag het dan op via support@kobivoice.nl.

8Wat de wet ons als telecomaanbieder verplicht

Dit artikel gaat over verplichtingen die niet van ons komen, maar van de wetgever. Ze gelden voor iedere aanbieder van openbare telefonie in Nederland, groot of klein. Wij schrijven het hier uit omdat je het hoort te weten voordat je klant wordt, niet erna.

8.1Het telefoongeheim

De inhoud van je gesprekken is vertrouwelijk. Onze medewerkers mogen niet meeluisteren en mogen de inhoud van je communicatie niet aan anderen geven. Doorbreken van die vertrouwelijkheid is strafbaar. Er is één uitzondering, en die staat hieronder.

8.2Meewerken aan een bevoegd aftapbevel

Als aanbieder van openbare elektronische communicatiediensten zijn wij wettelijk verplicht onze dienst aftapbaar te houden. Krijgen wij een rechtmatig bevel van een bevoegde autoriteit - bijvoorbeeld van een officier van justitie met machtiging van een rechter-commissaris, of van een inlichtingen- en veiligheidsdienst - dan moeten wij daaraan meewerken. Dat kan betekenen dat gesprekken van een specifiek nummer worden afgetapt of dat verkeersgegevens worden verstrekt.

Wat je hierbij moet weten:

• Dit is geen keuze van ons. Wij kunnen een geldig bevel niet weigeren en de wet verbiedt ons in de regel om jou erover te informeren. Dat is bij elke telecomaanbieder zo.
• Wij controleren wel of een bevel formeel klopt: van wie het komt, of de bevoegdheid aanwezig is en of het beperkt is tot waar het over gaat. Wij geven niet meer dan gevorderd wordt.
• Als geregistreerde aanbieder moeten wij aftapbaarheid en de CIOT-verstrekking regelen. Wij besteden dat uit aan een gespecialiseerde partij, zodat dit met de juiste beveiliging en scheiding gebeurt; die aansluiting is in voorbereiding. Zodra die rond is vermelden wij hier om welke partij het gaat.
• Wij houden intern bij hoeveel bevelen wij krijgen en hoe wij ze afhandelen.

8.3Het bewaren van verkeersgegevens

Hier zit een nuance die vaak verkeerd wordt weergegeven, dus we schrijven het precies op.

Nederland kende een algemene bewaarplicht voor telecommunicatiegegevens. Die wet is in 2015 door de rechter buiten werking gesteld, omdat hij te ver ging voor de privacy van gebruikers. Er is sindsdien geen algemene wettelijke bewaarplicht van kracht, al ligt er wel al jaren een wetsvoorstel voor een nieuwe, beperktere regeling. Komt zo'n bewaarplicht er, dan moeten wij ons daaraan houden en passen wij deze verklaring aan.

Wat nu wel geldt:

• Wij mogen en moeten verkeersgegevens verwerken zolang dat nodig is om je gesprekken af te rekenen en om fraude en misbruik tegen te gaan. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze. De termijnen staan in artikel 5.
• Verkeersgegevens die wij op dat moment nog hebben, moeten wij op grond van een geldig bevel of een geldige vordering verstrekken aan een bevoegde autoriteit.
• Als geregistreerde aanbieder moeten wij aangesloten zijn op het CIOT, het systeem waarmee opsporingsdiensten kunnen opvragen welke klant bij een telefoonnummer hoort. Daarbij gaat het om je naam, adres en nummer, niet om de inhoud van gesprekken. Wij besteden die aansluiting uit aan een gespecialiseerde partij; zij is in voorbereiding. Zodra die rond is vermelden wij hier om welke partij het gaat.

8.4Noodoproepen

Wij mogen een noodoproep nooit blokkeren. Bellen naar 112 en naar de Europese hulpnummers die met 116 beginnen werkt altijd, ook als je over je bestedingslimiet heen zit, ook als je account geblokkeerd is en ook als je een openstaande rekening hebt. Bij zo'n oproep zijn wij wettelijk verplicht om je nummer en de bij ons bekende locatie- of adresgegevens door te geven aan de alarmcentrale, zodat hulpdiensten je kunnen vinden.

8.5Nummerweergave en telefoongidsen

Je kunt nummerweergave uitzetten, per gesprek of standaard. Wij nemen je nummer niet op in een telefoongids of nummerinformatiedienst tenzij je ons daar zelf om vraagt.

9Gespreksopname: hier ben jij verantwoordelijk

Dit is het artikel dat de meeste klanten verrast, dus lees het even.

De opnamefunctie staat standaard uit. Zet jij hem aan, dan bepaal jij waarom er wordt opgenomen, wat er met de opnamen gebeurt en hoe lang je ze houdt. Daarmee ben jij voor die opnamen de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Wij bewaren de opnamen alleen voor jou, als verwerker, en doen er verder niets mee.

Wat dat concreet voor jou betekent:

1. Je moet je gesprekspartner informeren dat er wordt opgenomen. Niet achteraf, maar aan het begin van het gesprek. Een gesproken melding, een tekst in het keuzemenu of een duidelijke mededeling door de medewerker voldoet. Ook je eigen medewerkers moeten weten dat hun gesprekken opgenomen kunnen worden.
2. Je hebt een geldige reden nodig. Bijvoorbeeld het vastleggen van een afspraak, kwaliteitsbewaking of het opleiden van medewerkers. "Voor het geval dat" is geen grondslag. Neem niet standaard alles op als een deel volstaat.
3. Je moet een bewaartermijn kiezen en die ook aanhouden. Opnamen eeuwig bewaren mag niet.
4. De mensen die je opneemt hebben rechten. Ze mogen hun opname opvragen, laten corrigeren of laten verwijderen. Jij moet dat kunnen uitvoeren. Wij helpen je daarbij als het technisch nodig is.
5. Let op gevoelige informatie. Gaat het gesprek over gezondheid, geloof, strafbare feiten of iets anders bijzonders, dan gelden er strengere regels en is opnemen meestal niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming.
6. In je eigen gesprek opnemen is niet strafbaar, maar daarmee is het nog niet toegestaan. Wie zelf aan een gesprek deelneemt, pleegt geen strafbaar afluisteren. De AVG geldt daarnaast gewoon: als bedrijf heb je alsnog een grondslag en een informatieplicht. Dat verschil kennen veel mensen niet, en het is precies de plek waar het misgaat.

Wij luisteren opnamen niet af. Alleen als jij ons bij een storing vraagt een specifieke opname te controleren, of als een bevoegde autoriteit dat rechtmatig vordert, komt er iemand bij.

Als jij ons opdracht geeft de opnamen te verwijderen, doen wij dat. Zeg je je abonnement op, dan verwijderen wij de opnamen na afloop van de termijn die in de overeenkomst staat. Zorg dat je ze op tijd zelf veiligstelt.

10Voicemail

Voicemailberichten bevatten de inhoud van wat iemand tegen je zegt. Wij behandelen ze daarom net zo vertrouwelijk als een gesprek. Wij luisteren ze niet af, behalve op jouw uitdrukkelijke verzoek bij een storing of op grond van een rechtmatige vordering. Je kunt berichten zelf verwijderen. Ook hier geldt: de mensen die inspreken hebben rechten op hun gegevens, en jij bent degene die daarover gaat zodra het bericht in jouw postvak staat.

11Facturatie en de bestedingslimiet

Je krijgt maandelijks een factuur per e-mail: je abonnement vooruit, je gesprekken van de afgelopen maand achteraf. Het bedrag schrijven we automatisch van je rekening af via SEPA-incasso. De machtiging daarvoor geef je bij je eerste betaling met iDEAL, daarna hoef je zelf niets meer te doen. Je factuur is tegelijk de aankondiging van de afschrijving en komt minstens vijf kalenderdagen voordat wij incasseren. Om die factuur te kunnen opmaken houden wij per gesprek bij wanneer je belde, naar welke bestemming, hoe lang en welk bedrag daarbij hoort. Wat wij daarvoor precies vastleggen staat in artikel 3.4. Bel je meer dan je bundel, dan komen die extra minuten gewoon op je maandfactuur; er valt niets stil en je hoeft niets vooraf te regelen. Zeg je op, dan krijg je nog één laatste factuur voor de gesprekken die je al gemaakt hebt.

Op je account staat een bestedingslimiet als beveiliging tegen misbruik. Die staat ruim boven normaal zakelijk gebruik. Kom je eraan, dan nemen we contact op voordat er iets stilvalt - en je kunt hem altijd laten ophogen.

Wij noemen die limiet hier apart omdat het systeem hem zelf bewaakt, zonder dat er op dat moment een mens naar kijkt. Er komt geen profilering of beoordeling van jou als persoon aan te pas: het systeem telt alleen op wat er op je account verbeld wordt. Wordt de limiet daadwerkelijk bereikt - in de praktijk bij misbruik of belfraude - dan kan uitgaand bellen tijdelijk beperkt worden. Ook dan blijft werken:

• 112 en andere noodnummers;
• de Europese hulpnummers die met 116 beginnen;
• inkomende gesprekken;
• intern bellen tussen je eigen toestellen.

Vind je dat er iets misgaat in de afrekening of in je limiet, dan kun je altijd een mens spreken via support@kobivoice.nl.

12Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Onder meer:

• versleutelde verbindingen tussen je app, browser, beheerpaneel of toestel en ons platform;
• wachtwoorden worden alleen versleuteld opgeslagen, nooit in leesbare vorm;
• toegang tot systemen alleen voor medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, met persoonlijke accounts en logging van wat zij doen;
• koppelen van een toestel met een eenmalige activatiecode in plaats van een rondgestuurd wachtwoord;
• bewaking op belfraude: een grens op het aantal gelijktijdige gesprekken, dure bestemmingen die standaard dichtstaan, en signalering bij ongebruikelijk belgedrag;
• regelmatige updates, back-ups en monitoring van ons platform;
• geheimhoudingsafspraken met medewerkers en verwerkersovereenkomsten met leveranciers.

Eerlijk over de grenzen hiervan: zodra je gesprek ons platform verlaat en het openbare telefoonnetwerk op gaat, hebben wij geen invloed meer op de beveiliging van dat deel van de verbinding. Dat geldt voor alle telefonie, bij elke aanbieder. Telefonie is geen end-to-end versleutelde chat en moet je ook niet zo behandelen.

Datalekken. Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vereist, en informeren wij jou als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor jou oplevert. Vermoed je zelf een lek of een misbruikt account, meld het dan direct via support@kobivoice.nl of telefonisch.

13Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten. Ze gelden voor jou als persoon, en voor de gebruikers binnen jouw bedrijf.

• Inzage. Je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken en daar een kopie van krijgen.
• Rectificatie. Kloppen gegevens niet, dan verbeteren of vullen wij ze aan.
• Verwijdering. Je mag vragen je gegevens te wissen. Dat kan niet altijd: gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, blijven staan tot de termijn voorbij is. Wij leggen dan uit welke gegevens blijven en waarom.
• Beperking. Loopt er een discussie over de juistheid of de grondslag, dan kun je vragen de verwerking tijdelijk stil te zetten.
• Bezwaar. Verwerken wij gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, dan kun je daartegen bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken, zonder reden op te geven.
• Overdraagbaarheid. Gegevens die je zelf hebt aangeleverd en die wij verwerken op basis van toestemming of de overeenkomst, leveren wij in een gangbaar bestandsformaat aan jou of aan een andere partij.
• Toestemming intrekken. Heb je ergens toestemming voor gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken. Wat daarvoor gebeurd is, blijft rechtmatig.
• Menselijke tussenkomst. Zie artikel 11: over je afrekening en je bestedingslimiet kun je altijd contact opnemen met een medewerker.

Zo dien je een verzoek in. Stuur een e-mail naar support@kobivoice.nl met een korte omschrijving van wat je wilt. Wij reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; we laten je dat dan binnen een maand weten.

Wij mogen je vragen jezelf te identificeren voordat we gegevens verstrekken. Dat doen we om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt. Stuur nooit ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs mee: wij vragen alleen om wat strikt nodig is, en je mag pasfoto en BSN afschermen.

Wij brengen voor een verzoek geen kosten in rekening, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Verzoek over een gesprek met ons bedrijf? Ben je geen klant van ons, maar heeft een klant van ons jou gebeld of opgenomen, dan moet je bij die klant zijn: die is de verwerkingsverantwoordelijke voor dat gesprek. Weet je niet wie dat is, neem dan contact met ons op; wij verwijzen je door.

14Cookies en vergelijkbare technieken op de website

Cookies zijn kleine bestandjes die een website op je apparaat zet. Wij gebruiken er zo min mogelijk.

Noodzakelijke cookies en opslag. Deze zijn nodig om de website en het klantportaal te laten werken: je inlogsessie, beveiliging tegen misbruik van formulieren, je taal- en weergavevoorkeuren en de chatfunctie op de site. Hiervoor is geen toestemming nodig, want zonder deze cookies werkt de site niet.

Statistiekcookies. Wij gebruiken Google Analytics om te zien welke pagina's bezocht worden en waar bezoekers vastlopen. Hoe dat op dit moment werkt en wat wij daaraan aan het veranderen zijn, lees je onderaan dit artikel. Je kunt deze cookies altijd blokkeren of verwijderen via de instellingen van je browser.

Lettertypen van een externe partij. Onze website laadt de lettertypen via Google Fonts. Daarbij ziet Google je IP-adres. Er worden voor die lettertypen geen cookies geplaatst en er wordt geen profiel van je opgebouwd. Wij zijn bezig deze lettertypen naar onze eigen server te verhuizen; dan vervalt deze doorgifte.

Wat wij niet doen. Wij plaatsen geen advertentiecookies en wij volgen je niet over andere websites.

Serverlogboeken. Onafhankelijk van cookies houden onze webservers bij welke pagina's opgevraagd worden, met IP-adres, tijdstip en browsertype. Dat is nodig voor beveiliging en storingsanalyse.

Cookies weigeren of wissen. Je kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Noodzakelijke cookies blokkeren kan betekenen dat de site of het portaal niet meer goed werkt.

Veeg opzij om de hele tabel te zien.

15Wijzigingen in deze verklaring

Verandert onze dienst, onze leveranciers of de wet, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij een wezenlijke wijziging - bijvoorbeeld een nieuw doel of een nieuwe categorie ontvangers - laten wij dat actief aan onze klanten weten en niet alleen door de website stil bij te werken.

16Klacht indienen

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via support@kobivoice.nl. We lossen het het liefst zelf op. Je krijgt binnen 5 werkdagen inhoudelijk antwoord van ons.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Gaat je klacht over de telefoniedienst zelf - bereikbaarheid, facturatie, nummerbehoud - dan kun je daarnaast terecht bij de Autoriteit Consument en Markt via acm.nl. Je kunt ook altijd naar de rechter stappen.